J'ai envie de papier !

Mes périgrinations autour des outils pour organiser son activité...

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Peut-être pour certain·e·s qui me côtoient régulièrement, ça n’aura pas échappé que je change régulièrement de mode d’organisation dans mon activité. Ca m’agace moi-même, mais j’ai un mal fou à rester sur la même organisation tout le temps, parce que je trouve difficile d’en trouver une vraiment satisfaisante. Je suis toujours partagée entre l’organisation papier, et l’organisation sur ordinateur. Je me suis dit que c’était une idée d’en parler, parce que je ne suis peut-être pas la seule, et que ça peut peut-être vous aider aussi à poser la vôtre et trouver des idées.

Après tout, c’est aussi parler de travail et d’organisation du travail, c’est bien l’un de mes domaines !!

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👋 Hello ! Si on ne se connaît pas encore, je suis Mathilde Dehame, spécialiste charge mentale et qualité de vie, au travail ou perso, à Saint-Malo ⚓️.

J’ai 46 ans, une mémoire de poisson rouge et une forte tendance perfectionniste ! Je suis psychologue, coach et ergonome, autant de casquettes bien utiles pour aider les personnes à faire face à leurs responsabilités sans s’épuiser, arrêter de subir leur vie, à la fois en travaillant sur les contraintes qu’on se met soi-même dans la tête, et l’environnement global dans lequel on vit ou on travaille. J’aide aussi les entreprises à être de “good places to work” en les aidant à trouver un mode de fonctionnement efficace et cohérent avec les besoins humains, dans une démarche d’amélioration continue.

Dans une autre vie (j’ai l’impression), j’ai étudié la médecine 9 ans, ça s’est finit par un burn-out mais ça a aussi fondé tout le reste de mon parcours, pour que ça n’arrive pas aux autres… 🥰

J’écris la newsletter “Les 2 minutes charge mentale” dont tu lis un article actuellement, et plus largement je collecte sur mon site serenitizh.fr toutes les ressources que je trouve utiles pour t’aider à réduire ta charge mentale. Bonne découverte !

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Disclaimer : attention cet article est vraiment long. C’est pour ça que je ne l’ai pas envoyé par mail. Cela dit, tu peux y trouver des idées intéressantes, peut-être : c’est mon retour d’expérience. Peut-être tu t’y retrouveras, peut-être tu trouveras que je me noie dans un verre d’eau, je ne sais pas. Toujours est-il que ça m’intéresse de savoir si tu as des idées sur la question, et comment tu fais, toi, aussi.

Pour te simplifier la lecture, si tu veux sauter où ça t’intéresse, voilà de quoi je vais parler :

• Le temps de l’organisation sur papier

• Le problème de l’organisation sur papier - la gestion des projets, la prise de notes

• Améliorer ma gestion de projets … la recherche de logiciels adaptés

• Le temps du “tout ordinateur” : Le suivi des projets, la prise de RDV

• Le problème de l’organisation sur ordinateur : La gestion des tâches, la gestion des RDV

• Et si la solution, c’était d’utiliser le meilleur des 2 mondes ?

• Mes outils préférés

Pourquoi l’organisation sur papier ou sur ordinateur est une question et pourquoi je suis arrivée à cette situation ?

Le temps de l’organisation sur papier

En y repensant, quand j’ai commencé dans le métier d’ergonome, donc consultante sur les conditions de travail, mais comme salariée, savoir comment m’organiser n’était pas trop une question. J’avais des demandes d’entreprises, je les traitais dans l’ordre au fil de leur arrivée, j’en avais quelques-unes qui s’intercalaient, plus quelques projets à côté, mais, c’est tout. Je rédigeais sur ordinateur, j’envoyais les choses par mail, j’avais un agenda papier pour positionner les dates, et voilà. Je ne plaçais les dates qu’au fil de l’eau, au fur et à mesure où j’avais eu le temps de faire les choses. Les demandes étaient toujours locales, dans mon périmètre, donc il n’y avait pas de choix à faire. Je prenais les demandes dans l’ordre, et si il y en avait beaucoup, il y avait de l’attente. Simplement, les demandes rapides du type maintien dans l’emploi, qui ne pouvaient pas attendre, s’intercalaient dans les interventions plus longues, qui ralentissaient de ce fait. C’était le fonctionnement admis.

A mon compte, c’est quand même très différent, sur cette question des arbitrages, et c’est sans doute ce qui complexifie beaucoup la chose. En tout cas quand j’ai commencé, j’ai suivi le modèle classique : être référencée où il faut, participer aux réseaux ad-hoc, et, attendre les demandes : de base, le marketing dans ma filière, c’est zéro, nada, jamais entendu parler. On ne prospecte pas dans les entreprises, d’autant que l’un des principes, c’est que l’entreprise soit vraiment très motivée, donc, aller la chercher, c’est un peu contradictoire : ça risquerait d’en ramener un encore plus grand nombre qui n’aboutit à rien, pas très productif. C’était en tout cas la vision que j’en avais au départ, qui a évolué, mais bref. Le contenu de ce que je fais a évolué aussi, mais, sur cette part d’activité, les conséquences sur l’organisation restent actuelles.

Les demandes arrivent donc sans forcément que je maîtrise vraiment le processus, généralement par vagues. Prendre du temps à faire des propositions d’intervention, qui est du temps non rémunéré, n’est pas du tout le même enjeu quand on est salarié ou à son compte. Comme salariée, peu importait réellement : je répondais aux demandes, il y avait une suite, ou pas, je n’avais pas d’enjeu financier direct dessus, et le temps que j’avais pris n’était pas perdu : il faisait simplement partie du travail, il contribuait quand même à aider les entreprises à avancer, même un peu, et en tout cas il ne changeait pas ce qui tomberait dans mon assiette à la fin du mois.

Il faut peut-être que je précise que la tradition dans le métier d’ergonome consultant, est que toute la partie analyse de la demande est gratuite, suivie par une proposition d’intervention, et c’est seulement à partir de là, lorsque le client la valide, que l’intervention commence de façon rémunérée. Tout le temps passé avant, ne l’est pas. Bien entendu, le tarif des interventions est censé couvrir ces temps non rémunérés, tout comme les temps de formation, de participation aux événements institutionnels, de vie de la boîte, comme tout entrepreneur.

Mais, là où c’est piégeux, c’est qu’il n’y a pas de correction de fin de chantier comme dans le BTP : si je me rate sur le temps à passer dans l’entreprise pour l’aider avec son sujet, les temps que je passe en plus, ne seront pas facturés. Et ces temps ont dramatiquement tendance à enfler vite, quand les conditions de l’intervention s’avèrent compliquées, quand des surprises arrivent et qu’il faut corriger … tout ce qui est coordination supplémentaire prend beaucoup de temps, et tout ce qui est de l’ordre de l’imprévisible dans la complexité du problème à régler, parfois, aussi. Tous les moments d’errement à ne pas comprendre où chercher, où aller regarder, parce qu’il n’y a pas de référentiel à suivre, mais un problème à comprendre, aussi.

Et, une proposition d’intervention, c’est précis : ce n’est pas un devis assez généraliste qui donne en gros la méthodologie, c’est une construction sur mesure par rapport à la demande précise de l’entreprise (enfin qu’on essaie de rendre précise, parfois !), en tenant compte de son contexte et sa réalité terrain (pas la peine d’envisager des groupes de travail de 3h si ce n’est pas réaliste, etc), son organisation, les acteurs concernés, bref, tout le contexte. Ca prend du temps. Je n’arrive généralement pas à y passer moins de 2 ou 3 jours. Sur une intervention qui va avoir des temps financés de 8-10 jours, ça fait une grosse proportion.

Du coup, l’enjeu de l’analyse de la demande, c’est non seulement de valider que la demande va donner une intervention qui aboutit vraiment à quelque chose (on ne vient pas là pour faire du décor… si on fait espérer aux salariés qu’il y ait des améliorations, qu’on les mobilise pour travailler, expliquer, etc, il faut qu’à la sortie des actions soient vraiment mises en place), mais aussi essayer d’envisager au maximum toutes les possibilités et la réalité du terrain pour définir ce que cela va me prendre en réalité comme temps. Donc, plus je passe de temps en analyse de la demande, plus je suis précise. Mais, plus je prends le risque d’avoir investi du temps pour rien !

Cela m’amène à devoir faire des choix complexes. Je ne peux pas toujours prendre toutes les demandes, surtout si elles arrivent toutes en même temps, et que je ne peux pas les anticiper. Quand j’ai déjà plusieurs interventions en cours, avec des dates posées, et que j’ai 3 demandes qui arrivent là : il faut que j’aie le temps de rencontrer les prospects, ce qui peut demander plusieurs RDV parfois, rédiger la proposition, l’envoyer voire la présenter. Mais en temps contraint, parce que j’ai aussi à préparer les interventions en cours ! Et parce que souvent, aussi, les demandes ont une date limite.

Mais, si je garde systématiquement du temps vide pour au cas où j’aie une demande, je ne remplis pas assez l’agenda, or, ce que je vends, c’est mon temps. Si j’ai trop espacé tout, le chiffre d’affaires va être maigre à la fin de l’année. Si je n’en garde pas, quand des demandes tombent, je n’ai pas forcément le temps d’y répondre. Premier facteur de complexité à réguler !

Et, il faut bien quand même que je réponde, sinon, à la fin des interventions qui sont en cours, le carnet de commandes va être vide. Le temps que je réponde à une nouvelle vague, si encore il y en a une (car ce n’est pas régulier), beaucoup de temps non utilisé dans l’agenda va se passer, autant de temps non rémunéré à la fin de l’année. C’est toute la difficulté, je pense, de vendre son temps : il ne se rattrape jamais, quand il est perdu. Je ne peux pas dire de faire plein de ventes en décembre pour rattraper l’année, du moment que je ne peux pas démultiplier les jours disponibles !

Mais alors, à quelle demande répondre ou non ? Les critères sont multiples : la distance, l’intérêt du sujet, la probabilité d’efficacité de l’intervention pour le problème posé, la probabilité de remporter le marché, l’état du carnet de commandes de l’année, la disponibilité sur la période prévisible de travail et le temps que j’ai disponible pour répondre. Par exemple, mettons que j’aie 2 demandes en même temps, une à Brest qui est super intéressante, et une à côté de chez moi, mais “qui pue”¹. Je prends Brest. Si le carnet de commande est très vide, je vais commencer à considérer celle qui pue. Si j’en ai 2 top, mais 2 jours dispo devant moi pour répondre, ça va aussi être compliqué : et évaluer la qualité de chaque demande, ça prend aussi du temps, même si avec l’expérience, on filtre plus vite. Mais le principal problème, indépendant de l’expérience, c’est gérer la charge de travail de l’année (pour ne faire ni trop vide, et donc faible CA, ni trop plein, et courir partout au détriment de la qualité et de ma propre santé au travail).

C’est à cause de ça, et de la vente de temps que j’ai dû creuser sur les systèmes pour m’organiser.

J’avais initialement peu à organiser, et donc pas de système. J’aimais beaucoup mon agenda papier, il me permettait de visualiser ma charge de travail et de ne pas trop remplir, pour laisser de la marge pour les temps de préparation, quand je travaillais au fil des demandes. Ca suffisait très bien.

Le problème de l’organisation sur papier

La gestion des projets

Quand j’ai commencé à avoir assez de charge pour avoir ce problème de choix et de répartition, à certaines périodes c’est devenu vraiment compliqué juste de savoir dire : est-ce que j’ai le temps matériel de faire cette intervention dans les délais demandés ? Ces délais sont incompressibles quand il s’agit par exemple d’accompagner un projet de transformation dans une entreprise.²

J’avais déjà essayé de poser sur papier les différentes interventions en cours pour essayer de visualiser les temps qui seraient potentiellement occupés d’ici la fin de l’année, et à quel moment ils seraient, puisque ce sont les 2 questions : sur le total de l’année, est-ce que ça passe, et est-ce que ce n’est pas tout en même temps ? (Toujours ce problème que tout dépende de ma disponibilité).

Mais sur papier, je peux le refaire plusieurs fois dans le mois : il y a toujours une date qui se décale, une intervention qui se valide et qui fait que d’un coup, 15 jours de moins sont disponibles en septembre, alors que juste avant, ils étaient dispo : ça bouge tout le temps. Et le papier, à part gommer tout le temps, on ne s’en sort pas.

Quand j’ai eu l’occasion, à cette époque-là, j’ai demandé à un confrère comment il gérait ça : il m’a dit qu’il ne gérait pas, qu’il prenait tout ce qui venait et que ça finissait toujours par passer, entre les choses qui se décalaient, etc ! Je ne sais pas comment il fait, mais pour moi c’est une charge mentale insupportable d’être dans un modèle comme ça ! De ce que je vois, ça ne se décale pas tant que ça, en général c’est assez exceptionnel que les dates déjà prévues bougent (sauf COVID ou truc du style, forcément une grosse urgence, et les entreprises n’en ont quand même pas toutes les 2 minutes).

La prise de notes

Côté papier, évidemment, le problème c’est d’avoir toujours à embarquer ses supports avec soi. Tout en dossier papier, les docs cherchés, les prises de notes, etc : si tout est en papier, c’est lourd. On en oublie toujours un quelque part, si on bouge régulièrement dans le travail… Là par exemple, mon carnet de notes habituel, est… resté à la maison, parce que j’en ai eu besoin dans un autre cadre. C’est bête. J’ai besoin de ce qui est dessus pour rédiger ma proposition…

Améliorer ma gestion de projets … la recherche de logiciels adaptés

Pour réussir à gérer mon activité, j’ai donc cherché des logiciels. Ce à quoi ça ressemble le plus, c’est de la gestion de chantier. Mais même les logiciels de compta censés faire un prévisionnel qui tienne compte des périodes de travail prévues ne me donnaient pas de résultats fiables. Les logiciels de suivi de projet, sont en général faits pour suivre un projet, à plusieurs. Moi, je suis plusieurs projets, à une. Et ça s’adapte vraiment moyennement, ou bien ça finit par coûter cher car c’est finalement considéré comme de la gestion complexe, avec forcément plein d’utilisateurs, pour lesquels tu paies, alors qu’il n’y a que moi.

C’est là où j’ai commencé à me rendre compte que c’était aussi une vraie question, et finalement pas quelque chose de si trivial ou si bête que ça : ce que je fais, c’est de la gestion de projet complexe. Mince. Juste moi, toute seule, à mon compte dans mon petit coin. Comment ça se fait qu’il n’y ait rien de déjà créé pour faire ça ? Ce doit être à peu près le même problème pour à peu près tous les consultants, c’est moi qui ne sais pas m’organiser ou bien ? (J’étais encore à une époque où je me remettais beaucoup, beaucoup en question).

J’ai donc fini par créer un gros système sur Notion pour faire un vrai suivi de projets, savoir en tout temps où j’en étais réellement de ma charge, et surtout, de la charge prévisionnelle à venir, pouvoir visualiser tout d’un seul coup.

Et puis, avec les demandes qui pouvaient être loin, j’étais beaucoup en déplacement. J’ai donc commencé à abandonner le papier, parce que tout avoir en dossiers papiers, ce n’est pas pratique du tout quand on se déplace beaucoup, parce que soit, on transporte son bureau avec soi, soit, on n’a jamais sous la main le dossier qu’on voudrait finalement là maintenant !!

Le temps du “tout ordinateur”

Le suivi des projets

Mon système de suivi sur Notion me donne enfin satisfaction pour le suivi des projets, car passé 4-5 projets je commence à ne plus réussir à avoir toutes les caractéristiques de chacun en tête en même temps (la quantité de travail qui reste à faire dessus, est-ce que je compte sur des phases à facturer ou pas cette année, lesquelles, etc.)

Voilà à quoi ça ressemble :

Vue “galerie” de quelques projets d’accompagnement en cours

Vue tableau des projets d’accompagnement de l’année

Pourquoi ne pas avoir un simple tableau Excel, me direz-vous ?

Parce que je ne suis pas que ces données… et si je devais tout mettre dans le même tableau, apparent, ça deviendrait illisible ! Je dois avoir une cinquantaine de propriétés utilisées pour ce suivi (dont certaines ne sont plus forcément utiles, c’est vrai).

Celles visibles sur cette vue, sont pour le suivi du côté chiffre d’affaires. Il y a déjà plusieurs colonnes, parce qu’il y a le prévisionnel, ce que j’ai vraiment facturé, ce que je retranche parce que c’est de la sous-traitance (donc finalement, pas du CA qui va dans ma poche, autant l’exclure directement plutôt que risquer d’avoir l’impression de faire une bonne année quand en fait la moitié repart ailleurs !), et, ce qu’il reste à facturer qui est une formule calculée.

Pour le suivi de charge de travail, j’ai aussi des propriétés pour voir le temps prévu, le temps réellement passé, et surtout pour chaque phase de travail, ce qui est un autre niveau que le niveau projet : ça ferait encore une ligne par phase de travail, ça ne tient pas dans un unique tableau.

Là, j’arrive enfin à avoir ma vue globale avec tous les projets, sans forcément être polluée par tous les détails qui permettent d’avoir cette vue au bout. J’ai aussi une vue dans chaque projet lui-même, de ses phases spécifiques, et lesquelles sont déjà facturées ou pas. Les logiciels de compta usuels ne me permettent pas d’avoir un suivi aussi précis.. Là, je sais toujours où j’en suis dans chacun des accompagnements. A partir des mêmes données, présentées autrement.

C’est tellement top, que j’ai essayé de tout mettre dedans. Le suivi de tout ce qui va avec mon entreprise. Même tout ce qui est communication, etc, tout ce qu’on peut suivre. Ca marche vraiment bien.

J’ai poussé le détail à mettre mon taux horaire dans les données, et intégrer tous mes temps projet pour avoir la vision réelle de tout le travail fait et qu’il vaut vraiment, parce que j’avais un gros souci de rentabilité : beaucoup plus de temps réalisé que payé. A un moment, il faut réussir à suivre (même si je n’aime pas, en soi, l’excès de reporting) pour voir où passe ce temps non valorisé. Et réajuster ensuite dans les prochains devis.

Après avoir essayé plein de choses différentes pour suivre mes tâches à faire (parce qu’elles se sont nettement démultipliées aussi en étant à mon compte… rapport à nos multiples casquettes d’entrepreneurs en plus de celle du métier), j’ai voulu les intégrer dedans aussi. Et tant qu’à faire, connecter ça aussi à la base projet. Comme ça, depuis le projet, je peux retrouver les tâches à faire qui allaient avec.

La prise de rendez-vous

Une autre chose qui s’est passée, en même temps, c’est que mon activité a changé : au départ je n’accompagnais que des entreprises, la planification du travail se faisait donc en commun avec chaque client, et avec la complexité de son propre planning avec les différentes personnes nécessaires à chaque fois. C’était donc forcément manuel. D’ailleurs il faut également ajouter le paramètre distance d’intervention, et pour l’instant, je n’ai vu aucun outil capable de gérer à la fois des RDV à plusieurs et la variable distance et donc temps intermédiaire à prendre en compte, pour ne pas me créer des situations impossibles. Sur ce côté, ce n’est pas automatisable. Difficilement délégable aussi.

Mais depuis 2 ans, j’accompagne aussi des personnes en individuel. Là, la prise de RDV en ligne, c’est vraiment pratique : mes créneaux sont ouverts, chacun fait son petit marché dedans, le lieu, c’est mon bureau, donc pas besoin de gérer des temps intermédiaires : la partie informatique est donc hyper utile.

Le problème de l’organisation sur ordinateur

La gestion des tâches

Le souci avec mon organisation entièrement sur ordi, c’est que je me suis rendu compte que je passe bien trop de temps maintenant à nourrir l’outil pour le suivi de projet, et de tâches … ça a viré à l’usine à gaz. Des tâches à faire, il y en a trop. Ca reste trop long à saisir sur Notion. Entre le moment où l’idée me vient dans la tête, passer sur l’appli, ouvrir la bonne rubrique (même si elle reste ouverte … il lui faut le temps de charger car la base de données est grosse…), saisir le truc à faire, mettre du coup à quel projet ça appartient, et autres détails…

Ca prend pas mal d’effort mental quand même, pour tenir l’idée le temps de faire tout ça, et ce peu d’effort là… me sort de la tâche que j’étais en train de faire au moment où l’idée de truc à faire m’est venue. 1 fois, 2 fois, ça va. Plusieurs fois dans la journée, ça finit par faire vraiment des tas de petites interruptions qui mangent la concentration.

C’est long aussi, au final. Ca finissait que saisir les tâches donnait l’impression une fois fini, que le principal du boulot était fait ! Et ça nourrit une tendance que je remarque à chaque fois que j’ai voulu gérer mes tâches par l’outil informatique : toutes celles qui sont stockées, que je ne vois pas, je les oublie. En même temps, si je les vois toutes au même niveau, elles m’oppressent !

Sans côté les tas de clics supplémentaires et de frappe clavier qui finissent par me créer des douleurs (bon, oui, il faut aussi que je retravaille l’aménagement de mon bureau, mais ça ne résoudra pas la trop forte répétitivité quand même, du tout ordinateur).

Sans côté aussi, la quantité de données qui sont… quelque part sur le cloud, et qui consomment de l’énergie de serveurs. Juste pour mettre que j’ai un mail à envoyer à machin ou choses du style… Autant pour mon suivi de charge et de CA, je n’ai pas trouvé mieux, je pense que ça vaut le coup, autant pour des choses basiques, si ça ne me rend pas mieux service que ça, la planète préférerait que ce soit ailleurs qu’en ligne.

J’ai aussi essayé Todoist, c’était beaucoup plus rapide à saisir, ça s’intègre beaucoup mieux à mon interface Apple, mais pour ranger les tâches, il faut quand même recréer un niveau projet (et là c’est dommage… puisque je les ai déjà ailleurs), et la version gratuite est maintenant très limitée en nombre de projets. Surtout, je n’arrive pas forcément à avoir la vue que je voudrais avec juste les tâches de la semaine, sans être polluée par les autres. Voir une liste interminable de tâches, ou bien juste celles du jour, ça ne marche pas pour moi !

Il y a aussi, que switcher souvent d’une environnement à l’autre, celui où je travaille en ce moment, et celui où je saisis la tâche, crée en soi des interruptions et un changement de contexte, qui nuisent à la concentration. Même avec un grand écran, je ne peux pas avoir tout sous la main en même temps. J’ai bien vu la différence avec l’agenda papier. Il est là, sur le côté, il reste ouvert, je vois les RDV, qui me rappellent les délais à tenir, mine de rien, en étant simplement là, et les petits trucs à faire que je peux noter en 2 secondes, qui ne perturbent pas la réflexion en cours au moment où l’idée est venue. On y a gagne beaucoup en temps et en fatigue.

La gestion des rendez-vous

J’ai mis du temps à me mettre à l’agenda en ligne; c’était compliqué, car je trouvais qu’il y manquait toujours plein d’informations de contexte. Pendant longtemps, j’ai eu en même temps celui papier, je recopiais. C’était un peu long. Mais je ne pouvais pas enlever la partie en ligne, qui servait à se coordonner avec les collègues, et puis à se coordonner sur le perso aussi. J’ai fini par m’y habituer, et ne plus avoir le support papier.

Ca va au départ mais… au bout d’un moment il reste plein de trucs en tête notés nulle part. Il y a des infos qu’on ne peut pas écrire sur un agenda en ligne : par exemple, le degré de fiabilité de l’information sur l’événement. Du style : je sais que ça commence à 8h, je ne sais pas à quelle heure ça finit. Sur l’ordi, je suis bien obligée de mettre une heure de fin. Ca n’existe pas, une case sans fin.

Mais du coup, tout ce qui est noté a la même valeur : l’heure de début, comme l’heure de fin. Quand je reviens plus tard, toutes les heures indiquées vont avoir l’air aussi vraies, je ne vais pas me rappeler que sur ce RDV, c’était une heure à plus ou moins 1/4 d’heure près, celui-là, en fait il faut que j’arrive un peu avant, etc. L’information est aplatie.

Sur le papier, je peux juste écrire très vite un petit point d’interrogation sur l’heure de fin, ou juste, même ne rien écrire du tout, si je ne sais pas. Au moins, ça ne trompe pas sur le statut de l’information. Quand je reviendrai plus tard, je verrai ça et soit, c’est pas grave, j’y vais sans trop savoir la fin, soit, il faut définir, et automatiquement je vais me dire qu’il faut que je cherche comment faire ça. Sur l’ordi ça aura disparu. Ou alors il faut le mettre en notes. Mais la note, tu ne la vois qu’en cliquant dessus. Sur le papier, tu vois en un coup d’oeil, même en 2 secondes en feuilletant pour chercher une date. Ca fait un rappel automatique. Et autant de charge mentale en moins, pour retenir toutes les petites anomalies qui ne rentrent pas dans l’écriture numérique (qui est toujours en 0 ou 1, au final !).

Sans compter la possibilité d’écrire très vite une petite précision sur le côté, etc. Garder la trace d’un RDV annulé, reporté… (ce qui peut être nécessaire, même pour facturer !)

Je retrouve le même problème d’information “aplatie”, de valeur indiscernable, dans tout ce que je stocke sur ordinateur, sauf si ça réussit à faire partie d’un processus organisé qui permet de la différencier.

C’est le cas par exemple pour les idées à stocker : qu’elles soient récentes ou vieilles, elles sont là, et elles restent pareilles. Du coup dans la pile d’idées, je peux en avoir des “périmées” de mon point de vue, plus d’actualité, que je ne veux pas jeter quand même, parce que … un jour ou l’autre, elles peuvent refaire un pont avec une autre et redevenir utiles quand même. Mais, elles se stockent toutes au même endroit, ça en fait trop, et ça me pollue. Du coup j’ai tendance, quand je sens vraiment un grand changement d’ordre d’idées, à recréer une autre base. Mais après.. j’ai la vieille qui traîne. Que je ne veux pas supprimer.. ou alors, c’est trop long à supprimer. Alors que sur papier, ce qui est vieux finit automatiquement entassé chrononologiquement dans un vieux cahier, ça se voit immédiatement que ce n’est pas une idée récente, pas besoin de se poser de question. Et, je ne vais pas tomber dessus, sauf si je la cherche, elle ne me dérange donc pas. Et si je veux supprimer, c’est hop poubelle, rapide.

Et si la solution, c’était d’utiliser le meilleur des 2 mondes ?

Comme je ne peux pas abandonner complètement l’agenda en ligne, puisqu’il me sert bien et fait gagner du temps avec les RDV en ligne (c’est trop bien que les gens puissent trouver leur horaire tous seuls, sans allers-retours de mails, de téléphone, etc…) je vais repartir sur le doublon, quand même, agenda en ligne + agenda papier. Sans forcément tout recopier d’avance, cette fois, car c’est long, pas très utile au final, et fluctuant. Juste, recopier la semaine qui vient, et avoir la vue de ma semaine tout le temps, pour m’organiser et lister à côté les tâches de la semaine. Et la prise de RDV reste principalement sur ordi. Recopier une semaine de RDV reste malgré tout moins long que saisir chaque petite tâche une à une dans l’ordi.

Je pense que je vais aussi tester de suivre ce qui est à facturer en partie sur l’agenda, pour les RDV “à l’unité”, et sur Notion, toujours pour les grandes phases d’accompagnements entreprises. Au moment de facturer en fin de mois, ça va plus vite de feuilleter 4 pages que créer et récupérer les infos sur Notion.

Bref, pour moi, l’idée c’est d’ajuster au fur et à mesure, essayer de se mettre le moins de barrières et d’idées préconçues en tête sur ce qui serait bien, ou non, de faire : juste essayer, et voir à l’épreuve des faits, qu’est-ce qui fait réellement gagner du temps ou pas ! Avoir une usine à gaz qui prend finalement trop de temps à nourrir, ça a besoin d’être simplifié. Mais parfois, c’est aussi une étape qui était nécessaire pour structurer un fonctionnement.

Mes outils préférés (du moment !!)

Au total, en ce moment, j’utilise surtout :

• Mon carnet papier (celui qui est resté à la maison, là…)

• L’agenda papier

• Calendly (top !)

• Notion

• le système de fichiers du Mac et Automator (avec le nombre de petits trucs pratiques cachés partout…)

• Calendrier du Mac (et idem sur le téléphone)

• Izika (pour les Indemnités Kilométriques : I.K. !)

C’est à peu près tout pour la gestion quotidienne (il y a plein d’autres pour la création de contenus, le travail avec les clients…)

Et toi, comment t’organises-tu ?

Quelles sont tes préférences ? Qu’est-ce qui marche bien ou moins bien pour toi ? Je suis vraiment curieuse d’avoir tes retours !

1. C’est quoi une demande “qui pue” 😅 ? Une demande où vous savez d’avance que ça s’embranche mal, ou difficilement. Par exemple, une entreprise qui veut travailler sur la qualité de vie au travail dans un service parce que l’ambiance est pourrie, mais a déjà un historique compliqué, et ne veut pas remettre en question le fonctionnement qu’elle a (enfin) mis en place dans le service concerné.

Ca s’annonce d’avance compliqué (si la QVT c’est pas de la réflexion sur l’organisation, faut qu’on m’explique). Donc 1) je vais prendre du temps dans l’analyse de la demande, à lui faire comprendre que ça n’est pas possible, et ça va être pénible, agréable ni pour eux ni pour moi (car une entreprise ne s’attend généralement pas à ce qu’on lui dise que son projet n’est pas viable et a beaucoup de mal à l’entendre !).

2) Ca va continuer à être pénible tout le long de l’intervention si je propose quelquechose, parce que de base, le sujet est mal posé, et ça va continuellement tirailler dans des sens opposés, on arrivera pas à faire du bon boulot. Tout le monde sera insatisfait. La seule issue, c’est réussir à faire évoluer la demande avant de contractualiser quoi que ce soit : c’est long, et c’est risqué. Comme salariée, je pouvais. Comme consultante, je ne peux pas forcément me permettre de prendre du temps à faire de la pédagogie pour une entreprise qui ne me retiendra sans doute pas, qui n’est simplement pas prête. Lui dire non, c’est aussi l’occasion qu’elle se rende compte que quelque chose cloche, et progresse.

2. Je cale les temps d’intervention sur leurs temps projet, c’est souvent des chantiers à plusieurs mois / années; le seul défaut, c’est que les entreprises s’y prennent un peu tard pour venir nous demander, et il faut courir pour avoir le niveau d’information ad hoc au moment où il y en a besoin dans le projet, alors qu’en nous demandant plus tôt, on aurait assez le temps d’étudier le travail en amont pour le faire plus tranquillement. Mais, notre rôle est encore trop peu connu, et elles nous appellent tardivement dans le projet en pensant bien faire, en croyant que notre rôle arrive après. Mais il est plus stratégique qu’il y paraît et nécessite du temps, du mien, et du leur.